工程项目管理主要做什么工作,工程项目管理是干啥的?

我们经常在不同场合下,都能听到“系统”这个词。比如:生态系统、金融系统、管理系统、城市交通系统、消化系统、系统性风险、创业系统……等等。似乎“系统”无处不在。

那究竟什么是“系统”呢?

我们先来看一下百度给出的定义:由运动着的若干部分,在相互联系和作用下形成的具体某种特定功能的整体。

是的,这个世界上所有的事物都不是孤立存在的,而是由多个相同或不同事物共同组合在一种叫作“系统”的概念当中循环往复,不断迭代的。单个事物的独立存在并不能称之为“系统”。

工程项目管理主要做什么工作,工程项目管理是干啥的?

举个例子:一条生产线设备是由多个单机设备所构成,把多个单机设备按功能和工艺要求顺序连接起来,共同组成了能够生产加工某种产品的生产线。

同样,在生产线中,每一台设备又是由许多个零部件组成,把它们组装起来,就成变了能够具备某种特定功能的设备。

“生产线”是大系统,而“单台设备“则是小系统。大系统包含了小系统。小系统间相互联系,共同组成大系统,以此完成某种特定的任务。

构成系统的最小零部件,称之为“独立个体“或”元素“或”要素“。(为便于阅读理解,在后续的文章中将采用“要素”这个词)

无论是整条生产线,还是组成生产线的单机设备,如果不运转,如果不能实现某种特定的功能,亦都不能被称之为“系统“,最多可以称之为能够看得见的”结构整体“

所以,“系统“的前提条件是”整体“要能展现出一种特性和功能,且构成”整体“的各”要素“间要相互进行联系或相互发生作用。

对于我们一个建设项目来说,项目管理团队就是这样一个系统:它由多个管理人员(要素)组成的,通过合理的分工,以及有效的管理与控制(要素间的联系)方法,为实现项目建设目标(特定功能)而临时组建的团队。

工程项目管理主要做什么工作,工程项目管理是干啥的?

通过上述解释,我们再来重新梳理一下“系统”这个基本概念

系统,即是由多个要素且以某种特定的方式方法组合成的一个结构,通过互相联系和相互作用,变成一个具有特定功能特性的整体。

这个定义当中蕴含着四个部分:

1、要素

是系统构成的最小单元,系统是由要素构成,而要素就是您能看得见、摸得到的东西。

如同上述所说的基本零部件、我们项目管理团队中的每一位管理人员、机电工程中的每一位构配件、建筑工程中的每一个材料、城市交通系统中的每一盏红绿灯、每一辆机动车、非机动车和行人,等等……

2、关系

即每个要素之间你看不到,也摸不到的相互联系和作用。

比如,两个人之间的情感关系、在项目管理团队中项目经理与公司分管理领导之间、项目经理与项目管理团队中管理人员之间的上下级关系,两个单位之间的合作关系,每一道工序的验收标准、技术标准,管理流程,潜规则,等等

3、功能(目标)

一定的结构,加上要素之间的连接和相互的关系,使得系统成为一个具备特定功能的整体。

比如,生产线中每一个零件都不能单独生产出特定的产品,但是组成一个整体以后,就具备了生产能力。

再比如,项目管理团队中的每一位管理人员都不能单独把一个项目按要求(达到质量目标、进度目标、成本目标)做完,但是一个团队就可以。实践证明,一个再牛逼的人也干不过一个团队。

这里有个问题,要素的组合方式以及连接方式要根据功能(或目标)所确定。也就是说,同样的要素,以不同的方式,可以组合成为不同的系统,发挥出完全不同的整体功能。

比如石墨与金刚石,组成它们的要素都是碳原子,但是两者碳原子组合的结构却大相径庭。当然,价值也相差千里。

4、外部环境

一套系统能否高效地发挥其应有作用,除了上述3点以外,还得看这套系统所处的环境。比如上面所说到的生产线设备,在适合的温度、稳定的电力供应以及操作人员的熟练操作环境之下是可靠的,但换成一个经常停电、温度零下40摄氏度,操作人员就连基本的启停操作都不懂的环境下是不可能生产出合格的产品的。

再比如,一个建设项目,如果项目建设地经常发生战争或其他极端恶劣天气、施工单位只有一两个管理人员、连识图的基本功都不会、施工单位内部管理一团糟;建设单位一分钱没有、却又整天幻想着明天就可以拎包入驻(也许今后科学技术到达一定高度,也是可能实现的,但目前不现实),在这样的大环境下,也是不可能把项目建成的。

因此,当我们在讨论一个系统的时候,一定不能只盯着系统的内部,而是还要把系统当成是一个整体,看看这个整体内外的环境如何,以及考虑这套系统怎么与环境相联系。

环境其实就是一个更大的系统。之前我们说过,小系统相对于大系统来说,就是大系统当中的一个要素,就如同地球与太阳系,太阳系与银河系,银河系与宇宙的关系一样。

当把系统作为一个整体考虑的时候,除了要考虑它与大系统(环境)的互动关系,也要看它与大系统内其他要素(小系统)之间的互动关系。

好的!我们讨论了“系统”的概念,那接下来我们再来讨论一下什么才是 “系统性思维”。

工程项目管理主要做什么工作,工程项目管理是干啥的?

1、系统性思维是一种“基于要素之间关系”的思维方式。

安装好的生产设备,花了8000万,发生了海啸,变成了一堆废铁,价值趋于零。

建好的一幢楼,花了2个亿,发生了地震,变成了一堆瓦砾,价值趋于零。

是什么改变了他们的价值?

它们的要素都没有变化,还是那些材料、零部件,变的是要素之间的关系。所以,我们要记住一个结论:决定系统价值的是各要素之间的逻辑关系和结构,而非每个要素本身。

那要素重不重要呢?

当然重要,如果没有要素就不可能有系统。

但是,比要素更重要的是要素之间的关系,我们要尝试着学会看见要素之间的关系,而非要素本身。

比如,由10个人组成的项目管理团队,可以把他们看作是一个系统,每个人都是这个系统中的要素。

每个施工企业或建设单位,都希望花最少的钱雇佣到最优秀的人,让每一个要素都非常厉害,但是结果可能是您不想看到的,您会发现人工成本越来越高,效率却越来越差,为什么?

这是因为真正决定一个团队战斗力的是他们彼此间的工作关系、工作分工,也就是在工作当中的合作关系、相处关系,是共同的目标驱使、共同的愿景、是管理的流程、是制度、是激励、是每个人心目当中的晋升机制和发展空间,是股权分配……

一群聪明的人,如果不经管理,就无法组合成一个目标一致、互相配合默契的系统,他们会你争我夺,各怀鬼胎、谁都不服谁,各自打着小算盘,最后公司成为一盘散沙,什么事都推不进。

没有彼此的分工合作,就没有组合成一个有效的系统。俗话说“三个臭皮匠,顶得上一个诸葛亮”、“人多力量大”,您别说“三个臭皮匠”,就是三万个也没用,在没有形成系统之前人多未必力量就大,也许还有可能起到反作用。

管理的目的,就是把一群人组合成一个有效的系统,这样,才能称得上是一支真正意义上的团队。

看不见的关系,要比看得见的要素重要得多。任何过度强调单个要素重要性而忽视关系的思维都是错误的。任何一个组织、任何一个团队缺了任何一个要素都可以,但是不能没有系统。这是因为系统无处不在,系统存不存在不以任何人的意志而发生改变的。

所以,看待事物的方式或视角从要素转移到关系,这是系统性思维的第一步。(请大家记住,这一点很重要)

2、系统性思维是一项“看见整体,而非只看局部”的修炼

许多组织运行效率低下,首先应该找系统的问题,而不是找人的问题。要做到这一点,得从某个局部问题,延伸到整个系统角度,去整体分析,寻找解决问题的途径。

如果不这样,同样的问题就一直存在下去,您在这里解决这个问题,类似的问题又发生在其他地方。这不是项目管理,是救火队员。

看整体需要从以下三个方面去看:

要看到系统的底层逻辑结构

任何要素都是系统中不可分割的部分,不能脱离整体去单独分析,您得看到整个系统当中,与此相关所有的结构体系,否则,就很容易出现头痛医头、脚痛医脚的情况。

在一个系统当中,任何一个要素的变动,影响的不是一条直线上的因果关系,而是会牵一发而动全身。只有看清了所有的关系和结构,才能“抽丝剥茧地找到系统中对应的杠杆解。

这就是为什么在项目在施工前,需要对《项目管理规划》或《施工组织设计》、《施工方案》反复论证的道理所在。

要看到系统的整体特性

大脑可以思考、可以谈恋爱、可以写诗、还可以谱写美妙的乐章。由脂类、蛋白质、糖类以及无机盐合成的大脑甚至还可以做更多的事,然而,所有大脑能做的事,或者说大脑所拥有的能力,都是组成大脑这些要素所不自备的。

我们在分析问题的时候,除了要看到整体之下的要素,关系、结构,还要看到整个系统所涌现出的特性和功能,以整体的功能和系统目标为导向,进而来优化系统内部的结构和关系,甚至于优化每一个要素。

举个例子:阿根廷国家队在世界杯上输球了,是梅西一个人的错吗?非也!阿根廷国家队是一个系统,而梅西不但属于阿根廷;也属于阿根廷国家这个系统。输球是系统的错,而非梅西的错。

要看到系统我外部环境

任何一个事物,除了要看到系统的内部结构,还应该看到系统身处的外部环境。也就是说,得去考虑包含了您所在系统一个更大的系统,并与之发生互动有关系。

就比如,一个项目是一个山地,与在海边建设的设计理念、施工方式方法都是不一样的。

内部系统和外部系统(外部环境)它们会相互影响,就得把这些因素都综合在一起考虑。

要素服务于系统,局部服务于整体,整体服务于环境。

小系统服务于大系统,小系统受大系统的影响。

所以,系统性思绪的第二步,就是得将视角,从局部拉升到整体。

3、系统性思维是一种“动态化”的世界观

这个世界不是您做一个动作,就一定会导致一个结果的,真实的情况是您每做一个动作,都会加入到一个系统中,然后跟着这个系统一起不停地循环和迭代,从而导致了多个结果。

这有点像是“蝴蝶效应”。南美洲亚马逊河流域热带雨林中的一只蝴蝶,偶尔扇动了几下翅膀,却可以在两周以后,引起美国得克萨斯州的一场龙卷风暴

一个在没有任何标识的地下阀门,因为被误认为是水闸,为了抢险应急,结果发现关闭的是一只起到切断某个片区地下燃气的闸门,由于用气点烧饭做菜打开了燃气,管道内参杂了空气,结果导致燃气管道的爆炸……

所以,从系统的角度去思考问题,任何事情都不再只是静态的那一瞬间,做了动作A,就一定得到结果B就结束了,远没有那么简单,实践告诉我们,它会一直持续演化,没有尽头。

这是因为我们所处的世界是一个持续不断演化的混沌世界,系统思维的第三步,就是要将视角从静态变成动态,并且加入时间这个第四维度,让您看到事物背后可能演化的进程。

限于篇幅,对于项目管理系统性思维概念的讨论,我们今天暂时就讨论到这个地方,在下一节中,我们再具体聊一聊系统性思维的三种反馈关系、二种结构形态以及具体应用,敬请关注。谢谢!

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